Wat is een aanbetaling? Uitleg voor salons en beauty-pro's
Een klant boekt, jij houdt twee uur vrij, je laat een andere aanvraag schieten. En dan komt er niemand. Een aanbetaling is het simpelste middel om dat risico te verkleinen. Maar wat is een aanbetaling nu precies, en waarin verschilt die van een borg of annuleringskosten? In dit stuk leggen we het uit zoals het in een salon of bij een beauty-pro aan huis werkt.
Wat is een aanbetaling?
Een aanbetaling is een deel van de prijs dat de klant vooraf betaalt om een afspraak of opdracht vast te leggen. Het is geen extra bedrag. Kost een behandeling €80 en vraag je €20 aanbetaling, dan betaalt de klant na afloop nog €60.
Voor jou doet die €20 twee dingen. De klant heeft al iets betaald, dus de afspraak voelt echter. En als de klant zonder bericht wegblijft, sta je niet met lege handen, mits je voorwaarden dat zo regelen.
Aanbetaling, voorschot, borg en annuleringskosten
Deze woorden lopen in de praktijk door elkaar. Het helpt om ze uit elkaar te houden, ook in je voorwaarden.
| Term | Wat het is | Krijgt de klant het terug? |
|---|---|---|
| Aanbetaling | Deel van de prijs, vooraf betaald | Verrekend met de rekening; bij annulering afhankelijk van je voorwaarden |
| Voorschot | Vaak hetzelfde bedoeld als aanbetaling | Idem |
| Borg | Zekerheid, los van de prijs | Ja, als er niets misgaat |
| Annuleringskosten | Bedrag dat je rekent bij te laat afzeggen | Nee, het is juist een kostenpost voor de klant |
Het verschil met een borg is het belangrijkste. Een borg is geen betaling voor je werk. Een aanbetaling wel.
Hoe hoog mag een aanbetaling zijn?
Voor spullen staat er een grens in de wet: een aanbetaling op een product is maximaal 50% van het aankoopbedrag. Voor diensten, en een behandeling is een dienst, geldt geen maximum. Dat bedrag spreek je zelf met de klant af (ACM ConsuWijzer). Wat wel geldt: het bedrag dat je houdt bij een no-show of late annulering moet redelijk zijn tegenover wat je echt misloopt.
In de praktijk kiezen beauty-pro’s meestal een van twee vormen:
- Een vast bedrag, bijvoorbeeld €15 voor elke afspraak. Makkelijk uit te leggen.
- Een percentage, bijvoorbeeld 25% van de prijs. Eerlijker bij een groot verschil tussen een korte en een lange behandeling.
Werk je aan huis, reken dan ook de reistijd mee. Bij een no-show ben je niet alleen de behandeling kwijt maar ook de rit ernaartoe. Wat dat per maand scheelt, reken je uit met de no-show calculator.
Wat gebeurt er met de aanbetaling bij annulering of no-show?
Dat bepaal jij, in je annuleringsvoorwaarden. Een gangbare opzet:
- De klant annuleert op tijd, bijvoorbeeld meer dan 24 uur vooraf: de aanbetaling gaat volledig terug.
- De klant annuleert te laat: jij houdt de aanbetaling, of je betaalt toch terug als je dat zo hebt gekozen.
- De klant komt niet opdagen: je houdt de aanbetaling.
- Jij annuleert: de klant krijgt altijd alles terug.
Belangrijk is dat de klant dit ziet voordat die betaalt. Een regel die je achteraf noemt, houdt geen stand. Een voorbeeld dat je kunt overnemen staat in Een no-show beleid opstellen. De juridische kant, met de artikelen en de Geschillencommissie erbij, lees je in Aanbetaling vragen in Nederland: wat mag wettelijk en wat werkt praktisch.
Zo vraag je een aanbetaling
Er zijn drie manieren die we vaak zien.
Betaalverzoek of Tikkie na de afspraak in de DM. Werkt, maar kost tijd. Je stuurt het verzoek, wacht, herinnert, en zet de afspraak in je agenda terwijl het geld er misschien nog niet is.
Bankoverschrijving. Voor de klant de meeste moeite, en je moet zelf bijhouden wie betaald heeft.
Betalen bij het boeken. De klant kiest een tijd op je boekingspagina en betaalt de aanbetaling direct, met iDEAL. De afspraak staat pas vast als het geld binnen is. Hoe je iDEAL aan je bedrijf koppelt, lees je in iDEAL koppelen aan je beauty-bedrijf.
Die laatste vorm doet pbw.life. Je stelt zelf het bedrag in, het geld komt op je eigen Mollie- of Stripe-rekening, en bij een annulering volgt het systeem je beleid: op tijd geannuleerd betekent automatisch terugbetaald.
Zo leg je het uit aan je klant
Klanten vinden een aanbetaling zelden vreemd als je hem normaal brengt. Een zin die werkt:
“Je afspraak staat vast zodra de aanbetaling van €15 binnen is. Die gaat gewoon van de prijs af. Kun je toch niet, zeg dan minstens 24 uur van tevoren af, dan krijg je hem terug.”
Zo staat het antwoord er al voordat de klant de vraag in een DM stelt.
Veelgestelde vragen
Wat is een aanbetaling in het kort?
Een deel van de prijs dat je klant vooraf betaalt om de afspraak vast te leggen. Het bedrag gaat af van de eindprijs. Komt de klant gewoon, dan betaalt die na de behandeling alleen nog het restbedrag.
Is een aanbetaling hetzelfde als een borg?
Nee. Een borg krijg je altijd terug als er niets misgaat, bijvoorbeeld bij gehuurde spullen. Een aanbetaling is een deel van de prijs zelf en wordt verrekend met de rekening.
Mag ik de aanbetaling houden bij een no-show?
Ja, als je dat vooraf duidelijk in je voorwaarden hebt gezet en de klant die bij het boeken heeft gezien. Het bedrag moet redelijk zijn tegenover wat je werkelijk misloopt. Meer daarover in Aanbetaling vragen in Nederland.
Hoe vraag ik een aanbetaling zonder steeds betaalverzoeken te sturen?
Met een boekingspagina die de aanbetaling meteen bij het boeken vraagt, bijvoorbeeld via iDEAL. Dan hoef je niet achter losse Tikkies aan te zitten en staat de afspraak pas vast als er betaald is.