Privacybeleid

Hoe Pro Beauty World (pbw.life) omgaat met persoonsgegevens

Laatst bijgewerkt: 2026-08-01

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is Pro Beauty World(pbw.life), een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 42107799 (BTW-id NL005498975B56). Voor privacyvragen en het uitoefenen van je AVG-rechten kun je terecht bij ons privacycontactpunt viainfo@pbw.life.

Pro Beauty World heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) aangewezen. Die aanwijzing is verplicht onder AVG art. 37 bij grootschalige of systematische monitoring of bij bijzondere categorieën persoonsgegevens; daar is bij ons geen sprake van. Het privacycontactpunt hierboven behandelt alle privacyvragen en -verzoeken.

2. Welke gegevens we verwerken

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer (bij het boeken van een afspraak of het aanvragen van een uitnodiging).
• Bedrijfsgegevens van professionals: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, contactgegevens (bij aanmelding als professional).
• Boekings- en afspraakgegevens, inclusief de boekingsstatistieken die hieronder in detail worden beschreven.
• Technische gegevens zoals IP-adres en browsertype, verzameld door onze hostinginfrastructuur voor beveiliging en betrouwbaarheid.
• Anonieme, geaggregeerde gebruiksstatistieken via Plausible (cookieloos — zie ons Cookiebeleid).

3. Waarvoor en op welke grondslag

• Het afhandelen en beheren van afspraken en aanbetalingen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Het versturen van bevestigingen en herinneringen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Het beperken van no-showschade via boekingsstatistieken (grondslag: gerechtvaardigd belang — zie de sectie hieronder).
• Het verbeteren van het platform en het begrijpen van het gebruik (grondslag: gerechtvaardigd belang; analytics is cookieloos en verwerkt geen persoonsgegevens).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht (grondslag: wettelijke verplichting).

4. Wie je gegevens verwerkt (sub-verwerkers)

Wij schakelen de volgende partijen in, onder verwerkersovereenkomsten waar dat vereist is:

• Auth0 (Okta) — identiteit en authenticatie.
• Microsoft Azure — cloudinfrastructuur en opslag, en via Azure Communication Services het verzenden van transactionele e-mail (bevestigingen, herinneringen, verificatiecodes).
• Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland) — betalingsverwerking van aanbetalingen en van de SaaS-abonnementsbetalingen van professionals. Mollie treedt op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaalgegevens (per de Mollie Partner Agreement).
• Plausible — cookieloze, EU-gehoste analytics (verwerkt geen persoonsgegevens).
• Sentry (EU-regio, Frankfurt) — foutmonitoring. Als er iets in onze software misgaat, ontvangt Sentry een technisch rapport: wat er stukging, het verzoek dat het veroorzaakte, een uit het IP-adres afgeleide globale locatie en een pseudonieme account-identificatie. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je boeking komen er nooit in — die worden verwijderd voordat het rapport wordt verstuurd.
  In je browser draait foutrapportage alleen als je foutmonitoring toestaat in de cookiebanner — daar een eigen keuze, los van de gebruiksstatistieken; weiger je, dan wordt er niets vanaf je apparaat verstuurd.Op onze servers verwerken we foutrapporten op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om de dienst werkend en veilig te houden — we kunnen geen toestemming vragen voor een storing die al heeft plaatsgevonden, en zonder die informatie kunnen we het platform niet draaien. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken (zie “Je rechten” hieronder).

Alle verwerkers zijn gevestigd in de EU of werken onder EU-modelcontractbepalingen (SCC's). [REVIEW: volledige lijst sub-verwerkers en hun vestigingsland bevestigen.]

5. Bewaartermijnen

• Persoonsgegevens in losse boekingen worden na 3 jaar geanonimiseerd (naam / e-mail / telefoon gewist).
• Boekingsrijen worden na 7 jaar hard-verwijderd — conform de Nederlandse fiscale bewaarplicht.
• Boekingsstatistieken-tellers verlopen na 24 maanden zonder activiteit, of eerder bij een verwijderverzoek. Zie de details hieronder.

[REVIEW: bewaartermijnen definitief laten vaststellen bij de juridische review.]

6. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing ("recht op vergetelheid"), beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar (AVG art. 15 t/m 21). Je kunt deze rechten uitoefenen via het formulier verderop op deze pagina of rechtstreeks per e-mail naarinfo@pbw.life. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij deAutoriteit Persoonsgegevens.

7. Boekingsstatistieken (Conditional Deposit, Mode C)

Sommige beauty-pro's op pbw.life vragen alleeneen aanbetaling aan klanten met een verhoogd risico op no-shows. Welke klanten dat zijn, wordt bepaald door een eenvoudige geautomatiseerde inschatting op basis van eerdere boekingen.

Welke gegevens we daarvoor opslaan

Per klant houden we vier tellers bij, gekoppeld aan eenversleutelde (gehashte) versie van het e-mailadres waarmee je hebt geboekt:

• Totaal aantal afgeronde boekingen (Completed)
• Aantal no-shows (NoShow — niet komen opdagen)
• Aantal laat-geannuleerde boekingen(LateCancel — annulering binnen 24 uur voor de afspraak)
• Totaal aantal beoordeelde boekingen (de som van bovenstaande)

We slaan geen details op zoals welke afspraak het was, op welke datum, met welke pro of voor welke dienst. Alleen de vier optellingen, plus het tijdstip van de laatste wijziging.

Waarom we dit doen

Beauty-pro's lijden financiële schade als klanten niet komen opdagen — een gemist tijdslot kan niet meer aan iemand anders worden verkocht. Tegelijk willen we eerlijke klanten nietonnodig om aanbetaling vragen. De vier tellers maken het mogelijk dat een pro een drempel instelt (bijvoorbeeld "vraag aanbetaling als de no-show-ratio boven X% komt") en alleen de groep die boven die drempel uitkomt krijgt de aanbetalingsstap te zien.

De juridische grondslag is het gerechtvaardigd belangvan de pro (AVG Art. 6 lid 1 sub f) — het commerciële belang om no-show-schade te beperken — afgewogen tegen jouw privacybelang. Mocht je hier bezwaar tegen willen maken (Art. 21), zie verderop.

Hoe lang we het bewaren

De tellers blijven bestaan zolang je een actieve boekingsrelatie hebt. Ze worden meegenomen in de algemene bewaartermijn-cyclus van pbw.life:

• Persoonsgegevens in losse boekingen worden na 3 jaargeanonimiseerd (FirstName / LastName / e-mail / telefoon gewist).
• Boekingsrijen worden na 7 jaar volledig hard-verwijderd — dit komt overeen met de Nederlandse fiscale bewaarplicht.
• De boekingsstatistieken-tellers worden meegewist op het moment dat je een verzoek tot wissing indient (zie verderop), of bij hard-delete na de fiscale bewaartermijn.

Inzage in jouw eigen statistieken (AVG Art. 15)

Je kunt jouw eigen tellers op elk moment opvragen. We sturen je een 6-cijferige code per e-mail om te bevestigen dat het echt jouw e-mailadres is. Daarna toont de website jouw vier tellers, samen met de datum van de laatste wijziging.

De inzage-pagina staat opbooking.pbw.life/clientstatsen is ook bereikbaar vanaf de boekingswidget via de link "Mijn boekingsstatistieken". Je hebt er geen account voor nodig — alleen het e-mailadres waarmee je hebt geboekt.

Contact met ons privacycontactpunt

Voor alle AVG-rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar — AVG art. 15 t/m 21) kun je contact opnemen via het formulier hieronder of rechtstreeks per e-mail naarinfo@pbw.life.

Reactietermijn: wij reageren binnen één maand nadat we je verzoek ontvangen hebben (AVG art. 12 lid 3). Voor complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; je krijgt dan binnen één maand bericht over de verlenging en de reden.

Identiteitscontrole. Om misbruik te voorkomen sturen wij eerst een 6-cijferige verificatiecode naar het opgegeven e-mailadres. Wanneer wij twijfelen of je de betrokkene bent (bijvoorbeeld bij een ander e-mailadres dan in onze administratie) kunnen wij aanvullende identificatie vragen, conform AVG overweging 64.

Wat een verwijderverzoek (AVG Art. 17) precies wist

Wij voeren een gecascadeerde wissing uit over de volgende systemen: klantprofielen, boekingsstatistieken, eventuele actieve verificatiecodes, en de persoonsgegevens op je boekingen (naam, e-mailadres, telefoonnummer worden geanonimiseerd; de boekingsrijen zelf blijven bestaan voor onze fiscale administratie). Wij bevestigen het resultaat per e-mail.

Wettelijke bewaarverplichting. De boekingsrijen zelf (datum, dienst, bedrag — zonder je persoonsgegevens) bewaren wij nog maximaal 7 jaar conform Algemene Wet inzake Rijksbelastingen art. 52. Pas daarna worden ze definitief verwijderd. Je boekingsstatistieken-tellers verlopen automatisch na 24 maanden zonder nieuwe activiteit, ook als je geen wissingsverzoek indient.

Bezwaar (AVG Art. 21)

Bij bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wissen wij je boekingsstatistieken-tellers en zorgen we dat ze niet opnieuw worden aangemaakt op basis van toekomstige boekingen. Selecteer hierboven het type "Bezwaar (Art. 21)".

Geen geautomatiseerde besluitvorming met juridisch effect

De inschatting is informatief: zelfs als je statistieken boven de drempel uitkomen, is het de pro die nog handmatig akkoord geeft op de boeking. Er is dus geen sprake van een geautomatiseerd besluit met juridische gevolgen in de zin van Art. 22 AVG.

Voor deze verwerking is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA, AVG art. 35) opgesteld. Die is nog niet extern getoetst; een juridisch beoordeelde versie volgt vóór de eerste betalende klant op het platform. De datum van deze versie staat bovenaan de pagina.