Privacybeleid

Hoe Pro Beauty World (pbw.life) omgaat met persoonsgegevens

Laatst bijgewerkt: 2026-10-24

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is Pro Beauty World(pbw.life), een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 42107799 (BTW-id NL005498975B56), vestigingsadres Ronsseweg 115, 2803 ZS Gouda. Voor privacyvragen en het uitoefenen van je AVG-rechten kun je terecht bij ons privacycontactpunt viainfo@pbw.life.

Pro Beauty World heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) aangewezen. Die aanwijzing is verplicht onder AVG art. 37 bij grootschalige of systematische monitoring of bij bijzondere categorieën persoonsgegevens; daar is bij ons geen sprake van. Het privacycontactpunt hierboven behandelt alle privacyvragen en -verzoeken.

Bij pbw.life zijn er twee rollen:

• De studio (salon of zelfstandige specialist) is verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen klantgegevens: je afspraken bij die studio, je contactgegevens en adres voor de afspraak en de notities van de studio. Pro Beauty World verwerkt die gegevens alsverwerker in opdracht van de studio, volgens deverwerkersovereenkomst. Vragen over die gegevens kun je aan de studio stellen; wij helpen de studio daarbij, en je kunt ook altijd bij ons terecht.
• Pro Beauty World is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor: je account in de app pbw.life en op app.pbw.life, de boekingsstatistieken die we over alle studio's heen bijhouden (artikel 7), evenementen (artikel 8), de AI-assistent (artikel 9), gegevens van potentiële klanten (artikel 10), de accounts van studio's, specialisten en organisatoren, en deze website.

2. Welke gegevens we verwerken

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer (bij het boeken van een afspraak of het aanvragen van een uitnodiging).
• Bedrijfsgegevens van professionals: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, contactgegevens (bij aanmelding als professional).
• Boekings- en afspraakgegevens, inclusief de boekingsstatistieken die hieronder in detail worden beschreven.
• Technische gegevens zoals IP-adres en browsertype, verzameld door onze hostinginfrastructuur voor beveiliging en betrouwbaarheid.
• Anonieme, geaggregeerde gebruiksstatistieken via Plausible (cookieloos - zie ons Cookiebeleid).
• De berichten die je in onze AI-assistent typt, als je die gebruikt (zie artikel 9).
• Accountgegevens als je een account aanmaakt in de app pbw.life of op app.pbw.life: naam, e-mailadres, telefoonnummer, opgeslagen adressen en je boekingsgeschiedenis. In de mobiele apps ook een apparaatcode voor pushmeldingen.
• Gegevens van beauty-professionals die we zelf benaderen (zie artikel 10).

3. Waarvoor en op welke grondslag

• Het afhandelen en beheren van afspraken en aanbetalingen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Het versturen van bevestigingen en herinneringen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Je account in de apps aanmaken en beheren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Het beperken van no-showschade via boekingsstatistieken die over alle studio's heen worden bijgehouden (grondslag: gerechtvaardigd belang van Pro Beauty World en de studio's - zie artikel 7).
• Contact opnemen met beauty-professionals voor wie pbw.life interessant kan zijn (grondslag: gerechtvaardigd belang - zie artikel 10).
• Het verbeteren van het platform en het begrijpen van het gebruik (grondslag: gerechtvaardigd belang; analytics is cookieloos en verwerkt geen persoonsgegevens).
• Het beantwoorden van de vragen die je aan onze AI-assistent stelt en het juist houden van de antwoorden (grondslag: gerechtvaardigd belang - zie artikel 9).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht (grondslag: wettelijke verplichting).

4. Wie je gegevens verwerkt (sub-verwerkers)

Wij schakelen de volgende partijen in, onder verwerkersovereenkomsten waar dat vereist is:

• Auth0 (Okta) - identiteit en authenticatie.
• Microsoft Azure - cloudinfrastructuur en opslag; via Azure Communication Services het verzenden van transactionele e-mail (bevestigingen, herinneringen, verificatiecodes); en via Azure Notification Hubs het versturen van pushmeldingen naar de mobiele apps. Apple (Apple Push Notification service) en Google (Firebase Cloud Messaging) bezorgen deze pushmeldingen op je apparaat. Pushmeldingen bevatten geen namen van klanten.
• Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland) - betalingsverwerking van aanbetalingen bij professionals die voor Mollie hebben gekozen, en van de SaaS-abonnementsbetalingen van professionals. Mollie treedt op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaalgegevens (per de Mollie Partner Agreement).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Ierland) - betalingsverwerking van aanbetalingen bij professionals die voor Stripe hebben gekozen, en van plekken bij evenementen die online worden betaald (zie artikel 8). Stripe treedt op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaalgegevens.
• Plausible - cookieloze, EU-gehoste analytics (verwerkt geen persoonsgegevens).
• Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Ierland; Claude) - maakt de antwoorden van onze AI-assistent op basis van de berichten die je erin typt (zie artikel 9). De berichten worden verwerkt in de Verenigde Staten onder de verwerkersovereenkomst van Anthropic met EU-modelcontractbepalingen, maximaal 30 dagen bewaard en niet gebruikt om de modellen te trainen.
• MongoDB Atlas (MongoDB, Inc.) - databasehosting van het platform; de gegevens worden opgeslagen in Nederland (Microsoft Azure, regio West-Europa).
• Zoho Corporation B.V. (Utrecht, Nederland) - onze zakelijke e-mail (info@, support@ en andere pbw.life-mailboxen), dus de berichten die je ons stuurt; opgeslagen in de datacenters van Zoho in de EU.
• Sentry (EU-regio, Frankfurt) - foutmonitoring. Als er iets in onze software misgaat, ontvangt Sentry een technisch rapport: wat er stukging, het verzoek dat het veroorzaakte, een uit het IP-adres afgeleide globale locatie en een pseudonieme account-identificatie. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je boeking komen er nooit in - die worden verwijderd voordat het rapport wordt verstuurd.
  In je browser draait foutrapportage alleen als je foutmonitoring toestaat in de cookiebanner - daar een eigen keuze, los van de gebruiksstatistieken; weiger je, dan wordt er niets vanaf je apparaat verstuurd.Op onze servers verwerken we foutrapporten op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om de dienst werkend en veilig te houden - we kunnen geen toestemming vragen voor een storing die al heeft plaatsgevonden, en zonder die informatie kunnen we het platform niet draaien. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken (zie “Je rechten” hieronder).

Alle gegevens worden opgeslagen in de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige verwerkers (zoals Microsoft, Okta, MongoDB en Anthropic) hebben een moederbedrijf in de Verenigde Staten. Toegang of verwerking buiten de EER gebeurt alleen onder de EU-modelcontractbepalingen (SCC's) of het EU-VS Data Privacy Framework.

Daarnaast ontvangen deze partijen gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: de studio waarbij je boekt (je boeking en contactgegevens), de organisator van een evenement (artikel 8), en Apple en Google als je een app uit hun winkel downloadt.

5. Bewaartermijnen

• Afspraken bij een studio: naam, e-mailadres en telefoonnummer worden 3 jaar nadat de boeking is gemaakt geanonimiseerd (gerekend vanaf de datum waarop de boeking is aangemaakt, niet vanaf de datum van het bezoek). De geanonimiseerde boekingsrij (datum, dienst, bedrag) wordt na 7 jaar verwijderd. Na het einde van de overeenkomst met een studio verwijderen of retourneren we haar klantgegevens volgens de verwerkersovereenkomst.
• Notities en tags van een studio over een klant: verwijderd 3 jaar na de laatste boeking van die klant bij die studio.
• Boekingsstatistieken: automatisch verwijderd 24 maanden na de laatste wijziging, of direct na bezwaar of een verwijderverzoek.
• Accounts van klanten, studio's, specialisten en organisatoren: zolang het account bestaat; na een verwijderverzoek binnen één maand gewist.
• Evenementen: boekingen van plekken zoals afspraken (3 jaar nadat de boeking is gemaakt geanonimiseerd).
• Onze eigen financiële administratie (abonnementen, platformkosten van evenementen, uitbetalingen): 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Serverlogs: 90 dagen; beveiligings- en auditlogs 1 jaar.
• Foutrapporten (Sentry): 90 dagen.
• Gesprekken met de AI-assistent: 30 dagen.
• E-mail met ons: zolang nodig om je vraag af te handelen, en niet langer dan 2 jaar na het laatste bericht.
• Potentiële klanten: 12 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt (artikel 10).

6. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing ("recht op vergetelheid"), beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar (AVG art. 15 t/m 21). Je kunt deze rechten uitoefenen via het formulier verderop op deze pagina of rechtstreeks per e-mail naarinfo@pbw.life. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij deAutoriteit Persoonsgegevens.

7. Boekingsstatistieken (Conditional Deposit, Mode C)

Sommige beauty-pro's op pbw.life vragen alleeneen aanbetaling aan klanten met een verhoogd risico op no-shows. Welke klanten dat zijn, wordt bepaald door een eenvoudige geautomatiseerde inschatting op basis van eerdere boekingen.

De tellers worden over alle studio's op pbw.life heenbijgehouden: een no-show bij de ene studio telt mee in de inschatting van een andere studio. Pro Beauty World is voor deze verwerking verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens we daarvoor opslaan

Per klant houden we vier tellers bij, gekoppeld aan eengepseudonimiseerde versie (een eenrichtings-hash) van het e-mailadres waarmee je hebt geboekt en, als je dat opgaf, van je telefoonnummer:

• Totaal aantal afgeronde boekingen (Completed)
• Aantal no-shows (NoShow - niet komen opdagen)
• Aantal annuleringen(LateCancel - elke afspraak die je hebt geannuleerd)
• Totaal aantal beoordeelde boekingen (de som van bovenstaande)

We slaan geen details op zoals welke afspraak het was, op welke datum, met welke pro of voor welke dienst. Alleen de vier optellingen, plus het tijdstip van de laatste wijziging.

Waarom we dit doen

Beauty-pro's lijden financiële schade als klanten niet komen opdagen - een gemist tijdslot kan niet meer aan iemand anders worden verkocht. Tegelijk willen we eerlijke klanten nietonnodig om aanbetaling vragen. De vier tellers maken het mogelijk dat een pro een drempel instelt (bijvoorbeeld "vraag aanbetaling als de no-show-ratio boven X% komt") en alleen de groep die boven die drempel uitkomt krijgt de aanbetalingsstap te zien.

De juridische grondslag is het gerechtvaardigd belangvan Pro Beauty World en de studio's (AVG Art. 6 lid 1 sub f) - het belang om no-show-schade te beperken zonder alle klanten om een aanbetaling te vragen - afgewogen tegen jouw privacybelang. Die afweging hebben we schriftelijk vastgelegd. Mocht je hier bezwaar tegen willen maken (Art. 21), zie verderop.

Hoe lang we het bewaren

De tellers worden automatisch verwijderd 24 maandenna de laatste wijziging, of direct als je bezwaar maakt of om wissing vraagt (zie verderop).

Inzage in jouw eigen statistieken (AVG Art. 15)

Je kunt jouw eigen tellers op elk moment opvragen. We sturen je een 6-cijferige code per e-mail om te bevestigen dat het echt jouw e-mailadres is. Daarna toont de website jouw vier tellers, samen met de datum van de laatste wijziging.

De inzage-pagina staat opbooking.pbw.life/clientstatsen is ook bereikbaar vanaf de boekingswidget via de link "Mijn boekingsstatistieken". Je hebt er geen account voor nodig - alleen het e-mailadres waarmee je hebt geboekt.

8. Evenementen (groepssessies)

Organisatoren kunnen via pbw.life groepsevenementen aanbieden met een minimum aantal deelnemers en een beslisdatum. Zie deVoorwaarden evenementen voor deelnemers.

• Welke gegevens: als je een plek boekt, je naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat opgeeft), taal, het aantal plekken, je betaalstatus met de betaalreferenties van Stripe en de versie van de voorwaarden die je hebt geaccepteerd. Van organisatoren: bedrijfsgegevens en de koppeling met hun Stripe-account.
• Waarvoor en op welke grondslag: je boeking afhandelen, de plekken tellen op de beslisdatum, je informeren over bevestiging of annulering, terugbetalen en uitbetalen aan de organisator (uitvoering van de overeenkomst); vastleggen welke voorwaarden je hebt geaccepteerd en de fiscale administratie (wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang).
• Wie verantwoordelijk is: Pro Beauty World is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor het boeken, tellen, betalen, terugbetalen en uitbetalen binnen het platform; dat zijn onze eigen taken volgens de voorwaarden voor deelnemers. De organisator is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij ontvangt om het evenement uit te voeren. Er is geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid.
• Delen met de organisator: de organisator van het evenement ontvangt je naam, e-mailadres, telefoonnummer, taal, aantal plekken en betaalstatus om het evenement uit te voeren. De organisator is voor het eigen gebruik van die gegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke en mag ze zonder je toestemming niet voor marketing gebruiken.
• Betalingen: bij een evenement dat online wordt betaald, verwerkt Stripe je betaling en treedt Stripe op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaalgegevens. Bij een evenement dat ter plekke wordt betaald, betaal je de organisator rechtstreeks en gaan er geen betaalgegevens via pbw.life; we leggen alleen de reservering vast.
• Bewaartermijnen: dezelfde als voor afspraken (artikel 5): 3 jaar nadat de boeking is gemaakt geanonimiseerd, na 7 jaar verwijderd.

9. AI-assistent (chat)

Op pbw.life kun je vragen stellen aan een AI-assistent. Dat is een computerprogramma, geen mens: het antwoordt op basis van het helpcentrum van pbw.life en kan fouten maken. Onze voorwaarden en je salon hebben het laatste woord. Liever een mens? Mail naarsupport@pbw.life.

• Welke gegevens: de berichten die je typt, de antwoorden van de assistent en de taal. Je browser bewaart een willekeurig gespreksnummer en de chattekst in zijn sessieopslag tot je het tabblad sluit (zie ons Cookiebeleid). We slaan je IP-adres niet op bij het gesprek, plaatsen geen cookies voor de chat en koppelen het niet aan een account. Onze servers gebruiken je IP-adres kort om het aantal verzoeken te beperken; het staat alleen in de gewone serverlogs (artikel 5).
• Typ geen persoonlijke gegevens zoals je naam, telefoonnummer, allergieën of andere gezondheidsinformatie. De assistent heeft ze niet nodig en kan geen boekingen opzoeken.
• Doel en grondslag: je vragen beantwoorden en controleren of de antwoorden kloppen en de dienst binnen het budget blijft. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om bezoekers te helpen die ons iets vragen. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken (artikel 6).
• Wie het verwerkt: je berichten gaan naar Anthropic (Claude), dat als onze verwerker het antwoord maakt (artikel 4).
• In de portalen voor studio's, specialisten en organisatoren:het Help-paneel heeft een tabblad "Vraag het de assistent" dat op dezelfde manier werkt. Je moet ingelogd zijn, maar het gesprek wordt niet bij je account opgeslagen: we bewaren het scherm dat je open had en het soort portaal (studio, specialist of organisator). Om het aantal vragen per persoon per dag te beperken houden we een teller bij onder een eenrichtingscode die gemaakt is van je accountnummer en de datum; die code is niet terug te rekenen naar je account en wordt de volgende dag verwijderd. De assistent ziet je account, boekingen en klanten niet. Typ geen namen, contactgegevens of gezondheidsgegevens van klanten.
• Bewaartermijn: gesprekken worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Omdat ze niet aan jou gekoppeld zijn, kunnen we je gesprek bij een inzage- of verwijderverzoek meestal niet vinden; stuur je ons de tekst van je berichten, dan zoeken we het op en verwijderen we het eerder.

10. Potentiële klanten (beauty-professionals)

We benaderen zelf beauty-professionals in Nederland voor wie pbw.life interessant kan zijn. Daarvoor houden we een lijst bij.

• Welke gegevens: je (bedrijfs)naam, plaats en specialisatie, de zakelijke contactgegevens die je zelf openbaar hebt gemaakt (e-mailadres, telefoonnummer, Instagram-account of website), en wanneer en hoe we contact hadden en wat je antwoordde.
• Bron: openbare bedrijfsprofielen, zoals je website, Instagram, online bedrijvengidsen en het Handelsregister.
• Doel en grondslag: je benaderen met een aanbod dat bij je werk past en bijhouden wat we al hebben gestuurd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om pbw.life onder de aandacht te brengen van professionals voor wie het relevant is.
• Bewaartermijn: 12 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt. Daarna verwijderen we je gegevens automatisch.
• Bezwaar: wil je niet meer benaderd worden, antwoord dan op ons bericht of mail naar info@pbw.life. We verwijderen je gegevens en bewaren alleen een eenrichtingscode van je contactgegevens, zodat we je niet opnieuw benaderen.

11. Minderjarigen

pbw.life is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Ben je jonger dan 16, laat de boeking dan maken door een ouder of voogd. Toestemming, zoals in de cookiebanner, kan alleen worden gegeven door iemand van 16 jaar of ouder (art. 5 Uitvoeringswet AVG).

Contact met ons privacycontactpunt

Voor alle AVG-rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar - AVG art. 15 t/m 21) kun je contact opnemen via het formulier hieronder of rechtstreeks per e-mail naarinfo@pbw.life.

Reactietermijn: wij reageren binnen één maand nadat we je verzoek ontvangen hebben (AVG art. 12 lid 3). Voor complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; je krijgt dan binnen één maand bericht over de verlenging en de reden.

Identiteitscontrole. Om misbruik te voorkomen sturen wij eerst een 6-cijferige verificatiecode naar het opgegeven e-mailadres. Wanneer wij twijfelen of je de betrokkene bent (bijvoorbeeld bij een ander e-mailadres dan in onze administratie) kunnen wij aanvullende identificatie vragen, conform AVG overweging 64.

Wat een verwijderverzoek (AVG Art. 17) precies wist

Wij voeren een gecascadeerde wissing uit over de volgende systemen: klantprofielen, boekingsstatistieken, eventuele actieve verificatiecodes, boekingen van plekken bij evenementen en de persoonsgegevens op je boekingen (naam, e-mailadres, telefoonnummer worden geanonimiseerd; de boekingsrijen zelf blijven bestaan voor de administratie). Wij bevestigen het resultaat per e-mail.

Wat blijft. De boekingsrijen zelf (datum, dienst, bedrag - zonder je persoonsgegevens) blijven nog maximaal 7 jaar bestaan voor de administratie van de studio en van ons. Pas daarna worden ze definitief verwijderd. Je boekingsstatistieken-tellers verlopen automatisch na 24 maanden zonder nieuwe activiteit, ook als je geen wissingsverzoek indient.

Bezwaar (AVG Art. 21)

Bij bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wissen wij je boekingsstatistieken-tellers en zorgen we dat ze niet opnieuw worden aangemaakt op basis van toekomstige boekingen. Selecteer hierboven het type "Bezwaar (Art. 21)".

Geautomatiseerde inschatting en je rechten

Of je een aanbetaling moet doen, wordt automatischbepaald: het systeem vergelijkt je tellers met de drempel die de studio heeft ingesteld. Dat besluit heeft geen rechtsgevolgen en treft je niet in vergelijkbare mate in de zin van art. 22 AVG: je kunt nog steeds boeken, de aanbetaling wordt verrekend met de prijs en je krijgt hem terug volgens de annuleringsregels. Ben je het er niet mee eens, neem dan contact op met de studio of met ons. Je kunt ook bezwaar maken (hierboven); dan wissen we je tellers.

Voor deze verwerking is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA, AVG art. 35) en een belangenafweging opgesteld. De datum van deze versie staat bovenaan de pagina.