Een no-show beleid opstellen: een voorbeeld dat werkt
De meeste mobiele beauty-professionals hebben geen no-show beleid. Niet uit onwil, maar omdat het voelt als iets voor “grote” bedrijven — en omdat niemand precies weet wat erin hoort. Het gevolg: bij elke afzegging opnieuw een ongemakkelijke inschatting, en meestal draai jij op voor de kosten.
Een beleid lost dat op. Niet door streng te zijn, maar door de beslissing één keer te nemen in plaats van elke keer opnieuw.
Waarom “gewoon coulant zijn” niet werkt
Zonder vastgelegd beleid beslis je per geval. Dat klinkt menselijk, maar in de praktijk gebeurt er iets anders: je beslist telkens in je nadeel, want op het moment zelf wil je de klant niet kwijt. De klant die twee keer afzegde krijgt dezelfde behandeling als de klant die altijd komt.
Bovendien sta je zonder vooraf gecommuniceerde voorwaarden juridisch nergens. Een mondelinge afspraak is geldig, maar als je achteraf kosten wilt inhouden waar de klant nooit mee heeft ingestemd, is dat een lastig verhaal.
De drie keuzes die je moet maken
Een werkbaar beleid beantwoordt precies drie vragen. Meer heb je niet nodig — een beleid dat niemand leest, beschermt niemand.
1. Hoeveel opzegtermijn wil je? Voor werk aan huis is 24 uur het praktische minimum. Plan je strak en rijd je veel, dan is 48 uur redelijk. Binnen die termijn kan de klant kosteloos verzetten of annuleren.
2. Wat gebeurt er bij een late annulering? De meest gebruikte oplossing: de aanbetaling wordt niet terugbetaald. Dat dekt een deel van je verlies zonder dat het als straf voelt.
3. Wat gebeurt er bij een no-show? Aanbetaling behouden, punt. Dit is het scenario waar je het meest verliest — je hebt de rit al gemaakt.
Merk op dat alle drie de antwoorden om één ding draaien: een aanbetaling. Zonder aanbetaling heb je alleen een regel op papier en geen manier om hem uit te voeren. Lees daarom ook wat wettelijk mag bij aanbetalingen.
Voorbeeldbeleid (kopieer en pas aan)
Annulerings- en no-showbeleid
Elke afspraak wordt bevestigd met een aanbetaling. Die aanbetaling wordt verrekend met de prijs van je behandeling.
- Kosteloos verzetten of annuleren kan tot 24 uur voor je afspraak. Je aanbetaling wordt dan volledig terugbetaald of meegenomen naar je nieuwe afspraak.
- Bij annulering binnen 24 uur wordt de aanbetaling niet terugbetaald. De gereserveerde tijd en reistijd kunnen dan niet meer worden ingevuld.
- Bij een no-show (niet aanwezig op het afgesproken tijdstip) wordt de aanbetaling niet terugbetaald.
- Ben je verhinderd door overmacht? Neem contact op — we kijken samen naar een oplossing.
Die laatste regel is belangrijk. Hij kost je bijna niets, want echte overmacht is zeldzaam, maar hij haalt de hardheid uit het beleid en geeft je ruimte om coulant te zijn wanneer jij dat wilt — als uitzondering, niet als standaard.
Waar je het beleid neerzet
Een beleid werkt alleen als de klant het ziet vóór het boeken, niet in de bevestigingsmail erna. Concreet betekent dat:
- Zichtbaar op je boekingspagina, op het moment van boeken.
- De aanbetaling wordt direct bij het boeken geïnd, niet achteraf gefactureerd.
- Kort en in gewone taal — geen juridisch blok dat niemand doorleest.
Op je eigen boekingspagina stel je de annuleringstermijn en de aanbetalingsregel één keer in, waarna elke boeking ze automatisch toepast. Jij hoeft nooit meer zelf “sorry, dat was binnen 24 uur” te zeggen — het systeem heeft het al geregeld.
Wat je NIET moet doen
- De volledige behandelprijs in rekening brengen bij een no-show. Dat is geen redelijke schadevergoeding meer maar een boete, en dat houdt geen stand.
- Het beleid pas noemen als er iets misgaat. Voorwaarden die de klant nooit heeft gezien, gelden niet.
- Uitzonderingen maken die je niet uitlegt. Als je bij de ene klant coulant bent en bij de andere niet, verlies je precies de duidelijkheid waarvoor je het beleid maakte.
De korte checklist
- Kies je opzegtermijn (24 of 48 uur).
- Bepaal wat een late annulering kost (meestal: aanbetaling niet terug).
- Bepaal wat een no-show kost (aanbetaling niet terug).
- Zet het in gewone taal op je boekingspagina, zichtbaar vóór het boeken.
- Int de aanbetaling automatisch, zodat het beleid zichzelf uitvoert.
Met pbw.life stel je dit één keer in en past elke boeking het automatisch toe — inclusief de aanbetaling via iDEAL, rechtstreeks op je eigen rekening. Zie ook wat een no-show je werkelijk kost.