Alles over aanbetalingen en no-shows voor beauty-pro's

Wat is een aanbetaling?

Een aanbetaling (soms deposito genoemd) is een gedeeltelijke vooruitbetaling op de prijs van een afspraak, die de klant betaalt op het moment van boeken — niet pas bij de behandeling zelf. Komt de klant gewoon opdagen, dan wordt de aanbetaling verrekend met de eindfactuur: ze betaalt bij de afspraak alleen het restbedrag. Het is dus geen extra kosten bovenop de behandelprijs, maar een vooruitbetaling op wat ze toch al zou betalen.

Het verschil zit in wat er gebeurt als de klant niet komt opdagen. Zonder aanbetaling heb je niets: geen vergoeding voor de gereserveerde tijd, geen vergoeding voor de reistijd als je aan huis werkt. Mét een aanbetaling heb je in elk geval een deel van je verlies gedekt, en heeft de klant een reden om op tijd af te zeggen als ze toch niet kan.

Fysiotherapeuten, tandartsen, personal trainers en de horeca vragen al decennia aanbetalingen voor afspraakgebonden diensten — het is geen nieuw of ongebruikelijk idee, en klanten zijn er inmiddels aan gewend.

Waarom no-shows geld kosten

Een no-show lijkt op het eerste gezicht een klein ongemak — één afspraak die niet doorgaat. In de praktijk stapelt de schade zich op drie manieren op:

• Gemiste omzet. Het tijdslot was gereserveerd voor deze klant, dus je kon niemand anders inplannen. De omzet van die behandeling is gewoon weg, niet uitgesteld.
• Verspilde reistijd. Werk je aan huis, dan heb je vaak al gereisd — of je had de rit ingepland rond deze afspraak. Die tijd komt nooit meer terug, ook niet als je de klant later opnieuw inplant.
• Verstoorde planning. Een no-show midden op de dag laat een gat vallen dat je meestal niet meer kunt opvullen met andere boekingen op zo'n korte termijn.

Bij één afspraak per week lijkt dit misschien te overzien. Reken je het door over een heel jaar — meerdere no-shows per maand, elk met gemiste omzet én gemiste reistijd — dan loopt het bedrag voor de meeste mobiele beauty-professionals op tot honderden of zelfs duizenden euro's per jaar. Wil je weten wat het jou specifiek kost?Bereken het met onze gratis no-show calculator — vul vier getallen in en zie direct het bedrag.

Een uitgebreidere rekensom, met voorbeelden per prijsklasse, vind je in"Wat kost een no-show jou als mobiele schoonheidsspecialist?"

Hoe aanbetalingen no-shows verminderen

Een aanbetaling werkt op twee manieren tegelijk — het is niet alleen een financiële vangnet, het verandert ook het gedrag van de klant vóórdat er iets misgaat:

• Commitment. Een klant die geld heeft ingezet voor een afspraak neemt die afspraak serieuzer dan een vrijblijvende boeking via een Instagram-DM. Dat alleen al vermindert het aantal no-shows merkbaar.
• Financiële dekking als het toch misgaat. Komt de klant onverhoopt toch niet, dan heb je in elk geval een deel van je verlies gedekt — genoeg om de gemiste reistijd en het gereserveerde tijdslot te compenseren.
• Een reden om op tijd af te zeggen. Omdat een tijdige annulering de aanbetaling volledig terugbetaalt, heeft de klant een concrete prikkel om tijdig te laten weten dat ze niet kan — in plaats van simpelweg niet te reageren.

Belangrijk is de framing: een aanbetaling die je klant voorstelt als "we vragen dit omdat te veel mensen niet komen opdagen" voelt als straf. Diezelfde aanbetaling voorgesteld als "dit bevestigt je afspraak en garandeert je tijdslot" voelt als een service. Hetzelfde bedrag, hetzelfde effect, een veel prettiger klantervaring.

Juridisch en AVG in het kort

Aanbetalingen vragen mag in Nederland, mits je aan een paar voorwaarden voldoet. Kort samengevat:

• Het aanbetalingsbedrag en de annuleringsvoorwaarden moeten zichtbaar zijn vóórdat de klant boekt — niet pas in de bevestigingsmail.
• Het bedrag moet redelijk zijn: 10-30% van de behandelprijs geldt als praktische norm, niet als harde wettelijke grens, maar wel als de zone waarbinnen je zelden discussie krijgt.
• Bij tijdige annulering (24 uur van tevoren is gangbaar voor werk aan huis) betaal je de aanbetaling volledig terug. Bij een late annulering of no-show mag je haar houden.
• De wettelijke 14-dagen bedenktijd voor online aankopen geldt nietvoor afspraakgebonden persoonlijke dienstverlening met een vooraf ingepland tijdstip.

Los daarvan staat de AVG: de gegevens die je van je klant verwerkt om de afspraak in te plannen (naam, telefoonnummer, adres bij werk aan huis) vallen onder de gewone AVG-regels voor dienstverleners — bewaartermijn, grondslag, rechten van de klant. De betaling zelf loopt via je eigen Mollie-account; Mollie is daarbij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de betaalgegevens, los van hoe jij de klantgegevens van de afspraak verwerkt. Zie ons privacybeleid voor de volledige uitleg van wie wat verwerkt en waarom.

Voor de volledige juridische onderbouwing — inclusief de vier punten waar een rechter of de Geschillencommissie naar kijkt bij een geschil — lees "Aanbetaling vragen in Nederland — wat mag wettelijk en wat werkt praktisch". Dit is algemene informatie, geen juridisch advies — raadpleeg bij twijfel een consumentenrechtadvocaat of de Geschillencommissie.

Hoe je het instelt

Een goed aanbetalingsbeleid beantwoordt maar drie vragen. Zodra die vastliggen, hoef je nooit meer per klant te improviseren:

1. Hoeveel opzegtermijn geef je? 24 uur is het praktische minimum voor werk aan huis; 48 uur als je strak plant en veel reist.
2. Wat kost een late annulering? De meest gebruikte regel: de aanbetaling wordt niet terugbetaald.
3. Wat kost een no-show? Aanbetaling behouden — dit is het scenario waarin je het meest verliest, dus hier compenseert de aanbetaling het meest.

Een compleet voorbeeldbeleid dat je direct kunt overnemen (inclusief een uitzonderingsclausule voor overmacht) staat in "Een no-show beleid opstellen: een voorbeeld dat werkt".

Met pbw.life stel je één aanbetalingsbeleid voor je bedrijf in: een vast bedrag of een percentage van de behandelprijs. Daarna wordt de aanbetaling automatisch via iDEAL geïnd op het moment van boeken, rechtstreeks op je eigen Mollie-rekening (Mollie rekent hiervoor doorgaans ~€0,29 per transactie). Bij een annulering beslis jij of je terugbetaalt of inhoudt — die beslissing is niet geautomatiseerd. Bekijk onze tarieven of start je gratis 14-daagse proefperiode — je stelt bij aanmelden een betaalmethode in, maar tijdens de proefperiode wordt er niets afgeschreven.