Zo werken aanbetalingen

Wat een aanbetaling is

Een aanbetaling is een deel van de prijs, of de volledige prijs, dat je klant online betaalt tijdens het boeken. De afspraak is pas bevestigd als de aanbetaling binnen is. Het geld gaat rechtstreeks van je klant naar je eigen Mollie-account; pbw.life komt er niet aan.

Je stelt dit in het studioportaal in onder Aanbetalingen. Op dezelfde pagina staan je Annuleringsvoorwaarden: die bepalen wat er met een aanbetaling gebeurt als een klant annuleert.

Eerst: Mollie koppelen

Aanbetalingen lopen via Mollie, een Nederlandse betaalprovider. Je hebt een eigen Mollie-account nodig dat aan pbw.life gekoppeld is. Zolang die koppeling niet klaar is, vraagt pbw.life je klanten geen aanbetaling: boekingen komen gewoon binnen, alleen zonder aanbetaling, wat je beleid ook zegt.

1. Open Aanbetalingen in het studioportaal.
2. Klik op Mollie verbinden. Je gaat naar Mollie, logt daar in of maakt een Mollie-account aan, en geeft pbw.life toestemming om betalingen voor je aan te maken.
3. Voordat je betalingen kunt ontvangen, controleert Mollie je bedrijf. Dat is Mollies eigen controle; meestal vraagt Mollie je KvK-gegevens, je bankrekening en je identiteitsbewijs. Zolang die loopt, staat er Mollie verifieert je bedrijf.
4. Zodra er Mollie verbonden staat, werkt je aanbetalingsbeleid. Je hoeft verder niets te doen.

Staat er ooit Mollie-verbinding moet worden vernieuwd, klik dan op Mollie opnieuw verbinden. Tot je dat doet, komen boekingen binnen zonder aanbetaling.

Kies wanneer je om een aanbetaling vraagt

Onder Wanneer een aanbetaling vragen kies je een van drie opties:

• Nooit - aanbetalingen staan uit: geen enkele klant betaalt een aanbetaling.
• Altijd - elke klant: bij elke online boeking wordt om een aanbetaling gevraagd.
• Voorwaardelijk - op basis van no-show historie: pbw.life beslist per klant, met de regels hieronder.

Bij Altijd en Voorwaardelijk stel je op dezelfde pagina ook het bedrag in, zie Zo wordt het bedrag berekend.

De regels voor Voorwaardelijk:

• Minimum voltooide boekingen vóór beoordeling (standaard 3). Een klant met minder boekingen dan dit aantal telt als nieuwe klant.
• Eerste-keer / onder-drempel klanten: Geen aanbetaling of Altijd aanbetaling (standaard: Altijd aanbetaling).
• No-show drempel (standaard 30%). Voor een klant met genoeg historie rekent pbw.life uit welk deel van de afspraken een no-show was. Er wordt alleen om een aanbetaling gevraagd als dat deel boven je drempel ligt; precies op de drempel betekent geen aanbetaling. Het deel wordt naar beneden afgerond op een heel procent: 1 no-show op 6 afspraken is 16%.
• Tel late annuleringen mee als no-shows (standaard uit). Staat dit aan, dan tellen late annuleringen in dat deel mee alsof het no-shows waren.

De historie die pbw.life bekijkt, is de geschiedenis van de klant bij alle studio's op pbw.life, herkend aan het e-mailadres. Je ziet nooit gegevens van een andere studio en andere studio's zien de jouwe niet: alleen de uitkomst "wel of geen aanbetaling" wordt gebruikt. Met het Live voorbeeld op de pagina zie je wat je regels voor een voorbeeldklant beslissen, voordat je opslaat.

Zo wordt het bedrag berekend

Een aanbetaling is een vast bedrag (bijvoorbeeld €15, wat de boeking ook kost) of een percentage van het totaalbedrag van de boeking. 100% betekent dat je klant de volledige prijs vooraf betaalt.

Bij een percentage is het totaalbedrag:

prijs van de dienst + toeslag aan huis + reiskosten

De toeslag aan huis (per dienst in te stellen op de pagina Diensten) en de reiskosten (uit je reiskostenzones) gelden alleen voor diensten die je bij de klant thuis doet. Voor een dienst in je studio is het totaal gewoon de prijs van de dienst. pbw.life rekent in centen en rondt een halve cent naar boven af: 25% van € 52,50 is € 13,13.

Het bedrag stel je zelf in op de pagina Aanbetalingen. Zodra je Altijd - elke klant of Voorwaardelijk - op basis van no-show historie kiest, verschijnt het blok Hoogte van de aanbetaling: kies Vast bedrag (tussen € 1 en € 500) of Percentage van de prijs (tussen 1% en 100%), vul het getal in en klik op Opslaan. Zonder bedrag kun je Altijd of Voorwaardelijk niet opslaan. Bij Voorwaardelijk is dit het bedrag dat een klant betaalt als jouw regels om een aanbetaling vragen. Zet je aanbetalingen weer op Nooit - aanbetalingen staan uit, dan vervalt het bedrag: stel het opnieuw in als je ze weer aanzet.

Wanneer de aanbetaling wordt betaald

1. Je klant kiest een dienst en een tijd, vult zijn of haar gegevens in en bevestigt met de code die per e-mail binnenkomt.
2. Heb je annuleringsvoorwaarden, dan vinkt de klant Ik accepteer het annuleringsbeleid aan; zonder dat kan de klant niet verder.
3. De klant ziet het scherm Aanbetaling en betaalt op de betaalpagina van Mollie. Op de boekingspagina staat Betaal aanbetaling met iDEAL; op de pagina van Mollie ziet de klant de betaalmethodes die jij in je Mollie-account hebt aangezet.
4. Tot de betaling binnen is, staat de afspraak in je agenda als Aanbetaling in afwachting en blijft het tijdslot ongeveer 15 minuten voor die klant vastgehouden.
5. Zodra Mollie de betaling bevestigt, is de afspraak bevestigd en krijgt je klant de bevestigingsmail. Betaalt de klant niet op tijd, dan wordt de afspraak automatisch geannuleerd en komt het tijdslot weer vrij.

Afspraken die je zelf in de agenda zet (inloop, telefonische boekingen) vragen nooit om een aanbetaling. Boekt een klant meerdere diensten, of voor meerdere personen, in één keer, dan betaalt de klant één aanbetaling voor de hele groep, berekend over het totaal van de groep.

Annuleringen en terugbetalingen

Onderaan de pagina Aanbetalingen stel je je Annuleringsvoorwaarden in:

• Annuleringstermijn: hoeveel uur voor de afspraak een klant nog op tijd kan annuleren. Kies 12, 24, 48 of 72 uur, of een eigen aantal tussen 1 en 720.
• Wat er met de aanbetaling gebeurt: Altijd de aanbetaling terugbetalen, of Aanbetaling behouden bij late annulering.

Staan aanbetalingen aan en heb je annuleringsvoorwaarden, dan accepteert je klant die tijdens het boeken. De voorwaarden die op dat moment golden, blijven bij de afspraak horen, ook als je ze later wijzigt of verwijdert.

Wat er met een betaalde aanbetaling gebeurt:

Klanten annuleren via de link in hun bevestigingsmail. Een automatische terugbetaling is altijd de volledige aanbetaling; Mollie betaalt die terug uit je Mollie-saldo. Wil je terugbetalen in een geval waarin niets automatisch gebeurt, bijvoorbeeld een aanbetaling die je na een no-show hebt gehouden of een betaalde aanbetaling bij een afspraak die gewoon doorgaat, open dan de afspraak in de Agenda en kies Aanbetaling terugbetalen. pbw.life betaalt de volledige aanbetaling terug via Mollie, de klant krijgt een e-mail over de terugbetaling en de terugbetaling staat in je Rapporten.

Betaal niet terug via je Mollie-dashboard: pbw.life ziet een terugbetaling daar niet, dus de afspraak blijft de aanbetaling als betaald tonen, je Rapporten tellen hem nog mee en de klant krijgt geen e-mail van pbw.life.

Wat het kost

pbw.life rekent niets extra. Er zijn geen pbw.life-kosten per aanbetaling, geen percentage en geen toeslag, niet op aanbetalingen en niet op terugbetalingen. Aan pbw.life betaal je alleen je abonnement. De aanbetaling gaat rechtstreeks van je klant naar je eigen Mollie-account.

Mollie rekent eigen transactiekosten voor elke aanbetaling, net als voor elke andere betaling die je via Mollie ontvangt. Dat is het standaardtarief van Mollie voor de betaalmethode die je klant kiest, en Mollie haalt het van je Mollie-saldo af. Op 3 oktober 2026 waren de standaardtarieven van Mollie in Nederland:

• iDEAL: € 0,32 per betaling
• Europese consumentenkaarten (Visa, Mastercard): 1,80% + € 0,25 per betaling

Mollie kan zijn tarieven wijzigen en je eigen Mollie-contract kan afwijken. De actuele tarieven staan op mollie.com/nl/pricing en in je Mollie-dashboard. Of Mollie iets rekent voor een terugbetaling, bepaalt Mollie ook zelf.

Voorbeeld: een aanbetaling van € 28,75 betaald met iDEAL levert € 28,43 op in je Mollie-saldo (€ 28,75 min € 0,32). Betaald met een Visa-kaart blijft er € 27,98 over: Mollie rekent 1,80% van € 28,75 (€ 0,52) plus € 0,25, dus € 0,77.

pbw.life is partner van Mollie. Mollie kan een deel van zijn eigen inkomsten uit transactiekosten met pbw.life delen; dat komt uit de opbrengst van Mollie en verandert nooit wat jij of je klanten betalen.

Rekenvoorbeelden

1. Een dienst bij de klant thuis, 50% aanbetaling

Je instellingen: Altijd - elke klant, 50% van het totaalbedrag. De dienst "Gellak manicure" kost € 45,00 en je doet hem bij de klant thuis, met een toeslag aan huis van € 5,00. De klant woont in een zone met € 7,50 reiskosten.

Op het bevestigscherm ziet je klant:

Dienstprijs

€ 45,00

Toeslag aan huis

€ 5,00

Reiskosten

€ 7,50

Totaalprijs

€ 57,50

Daarna het scherm Aanbetaling:

Totaalbedrag

€ 57,50

Aanbetaling (50% van totaal)

€ 28,75

Nu te betalen

€ 28,75

Je klant betaalt € 28,75 via Mollie. Met iDEAL komt er € 28,43 in je Mollie-saldo. De overige € 28,75 regel je zelf met je klant bij de afspraak; pbw.life int dat niet.

2. Een dienst in je studio, vast bedrag

Je instellingen: Altijd - elke klant, vast bedrag € 15. "Lash lift" in je studio kost € 60,00. Geen adres, geen toeslag, geen reiskosten.

Totaalbedrag

€ 60,00

Aanbetaling

€ 15,00

Nu te betalen

€ 15,00

3. Voorwaardelijk: drie verschillende klanten

Je instellingen: Voorwaardelijk met de standaardwaarden: minimaal 3 boekingen, eerste-keer klanten Altijd aanbetaling, no-show drempel 30%, late annuleringen tellen niet mee.

• Anna boekt voor het eerst via pbw.life: minder dan 3 boekingen, dus de eerste-keer regel geldt. Aanbetaling.
• Bram had 5 voltooide afspraken en 1 no-show: 1 op 6 is 16%, niet boven 30%. Geen aanbetaling.
• Chloé had 3 voltooide afspraken en 2 no-shows: 2 op 5 is 40%, boven 30%. Aanbetaling.

4. Afronden

Je instellingen: 25% aanbetaling. Een dienst van € 45,00 bij de klant thuis met € 7,50 reiskosten en geen toeslag: 25% van € 52,50 is € 13,125, en dat wordt € 13,13.

De boekingspagina toont bedragen in de notatie van de taal van je klant, bijvoorbeeld € 28,75 of €28.75.