BTW en de KOR voor mobiele beauty professionals: de basis

Belastingadmin is voor de meeste beauty-professionals het minst leuke deel van het ondernemen - en de website van de Belastingdienst leest alsof hij voor boekhouders is geschreven. De basis is gelukkig goed te doen. Dit artikel is een oriëntatie, geen belastingadvies: regels veranderen en jouw situatie kan afwijken, dus check de details met een boekhouder of de Belastingdienst voordat je iets indient.

Wanneer ben je btw-plichtig?

Kort antwoord: zodra je als ondernemer bent ingeschreven bij de KvK, zit je in het btw-systeem. De Belastingdienst kent je na je inschrijving automatisch een btw-id toe - je hoeft daar niets extra’s voor te doen. Vanaf dat moment ben je in principe verplicht btw te rekenen over je behandelingen en elk kwartaal aangifte te doen.

Er is één grote uitzondering, en die is voor startende mobiele professionals juist heel relevant: de KOR (kleineondernemersregeling). Daarover hieronder meer.

Twee verschillende belastingen, haal ze niet door elkaar

Beginners gooien deze vaak op één hoop:

• BTW (omzetbelasting) - reken je over wat je verkoopt en draag je per kwartaal af. Dit geld int je namens de Belastingdienst; het was nooit van jou.
• Inkomstenbelasting - betaal je over je jaarwinst, één keer per jaar via je aangifte.

Je kunt van de eerste vrijgesteld zijn en de tweede gewoon verschuldigd blijven. De KOR gaat alleen over btw - je winst geef je altijd op.

Welk btw-tarief geldt voor jouw behandelingen?

Hier gaan beauty-professionals het vaakst de mist in, want het tarief hangt af van wat je doet:

• Kappersdiensten vallen onder het verlaagde tarief van 9%. Knippen, kleuren, föhnen.
• De meeste andere beauty-behandelingen zitten op het standaardtarief van 21%. Nagels, wimpers, brows, gezichtsbehandelingen, waxen, cosmetische pedicure.
• Sommige medische voetzorg kan btw-vrijgesteld zijn onder de medische vrijstelling, maar alleen onder specifieke voorwaarden en met de juiste kwalificaties.

Doe je een combinatie - zeg haar én nagels - dan reken je mogelijk twee verschillende tarieven op je facturen. Dat is normaal, maar het is precies het soort detail dat je beter één keer aan het begin met een boekhouder afstemt dan achteraf corrigeert.

De KOR: wanneer geen btw rekenen slim is

De kleineondernemersregeling laat je de btw helemaal overslaan als je jaaromzet onder de €20.000 blijft. Onder de KOR:

• Reken je geen btw aan je klanten.
• Doe je geen btw-aangifte - elk kwartaal echte tijdwinst.
• Kun je geen btw terugvragen over je inkopen (producten, apparatuur, je auto).

De valkuil die de meeste mensen missen: eruit stappen is makkelijk, terugkomen niet. De oude lock-in van drie jaar is met de KOR-regels van 2025 afgeschaft - je kunt je nu afmelden wanneer je wilt (minimaal een maand voor het einde van een kwartaal). Maar na een vrijwillige uitstap mag je de rest van dat kwartaal plus het hele volgende kalenderjaar niet terug de regeling in. In- en uitstappen om de btw op één dure aankoop terug te vragen kan dus niet. En groeit je omzet halverwege het jaar over de €20.000 heen, dan moet je de regeling direct verlaten en meteen btw gaan rekenen.

Is de KOR iets voor jou?

Een grove vuistregel:

• De KOR wint meestal als je start, je omzet ruim onder de €20k zit, je klanten consumenten zijn (die kunnen btw toch niet terugvragen) en je inkopen bescheiden zijn. Je prijzen worden effectief scherper, omdat er geen btw bovenop komt.
• De KOR verliest meestal als je flink gaat investeren (een behandelstoel, apparatuur, een auto) - die terugvraagbare btw is echt geld - of als je verwacht binnenkort de €20k te passeren en niet halverwege van systeem wilt wisselen.

Voor een startende mobiele beauty-professional met particuliere klanten is de KOR meestal de simpelste en goedkoopste keuze. Aanmelden doe je via de Belastingdienst - het liefst vóór je eerste factuur, als je hem vanaf dag één wilt. Hoe je omzetgrens en prijzen samenhangen, lees je in prijzen bepalen als mobiele beauty-professional.

Wat er op een correcte factuur moet staan

Met of zonder KOR, een factuur heeft nodig:

• Factuurdatum en een doorlopend factuurnummer (geen gaten, geen hergebruik)
• Je bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer
• Je btw-id (als je btw rekent)
• Naam en adres van de klant
• Een omschrijving van de dienst en de datum waarop je die leverde
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal

Onder de KOR reken je geen btw, dus in plaats van een btw-regel vermeldt je factuur dat de regeling van toepassing is - de gebruikelijke formulering is “Geen btw in rekening gebracht op grond van de kleineondernemersregeling”.

Bewaar je administratie zeven jaar - de standaard Nederlandse bewaartermijn voor bedrijfsadministratie.

Gewoontes die je aan het einde van het jaar redden

• Houd je geld gescheiden. Een aparte zakelijke rekening maakt je jaaraangifte drastisch simpeler, ook al is hij voor een eenmanszaak niet verplicht.
• Registreer omzet wanneer die binnenkomt, niet in januari. Lopen je boekingen door één systeem, dan staat je omzet al op één plek in plaats van verspreid over contant, Tikkie en losse overboekingen.
• Bewaar bonnetjes van zakelijke aankopen, ook onder de KOR - de btw krijg je niet terug, maar de kosten drukken wél je winst voor de inkomstenbelasting.
• Overweeg een boekhouder. Voor grofweg €40-70 per maand neemt die de hele papierwinkel over. De meeste zzp’ers die dit doen, denken nooit meer aan belastingadmin.

Wat dit met je boekingen te maken heeft

Twee dingen maken de administratie makkelijker zonder extra moeite:

• Aanbetalingen en betalingen via één systeem betekenen dat je omzet op één plek staat, in plaats van aan het einde van het jaar gereconstrueerd uit chat-apps. Op pbw.life gaat de aanbetaling via iDEAL rechtstreeks naar je eigen Mollie-account, dus het geld landt met een duidelijk spoor in je zakelijke rekening. Dat aanbetalingen vragen gewoon mag, lees je in aanbetalingen vragen: wettelijk en praktisch.
• Consistente prijzen - per dienst weten wat je rekent, maakt het juiste btw-tarief per behandeling toepassen recht-toe-recht-aan.

Twijfel je nog over welk boekingssysteem daarbij past? Bekijk waar je op let bij het kiezen van een boekingssysteem.

Dit artikel is algemene oriëntatie voor zelfstandige beauty-professionals in Nederland, geen belastingadvies. Tarieven, drempels en regels veranderen. Check je eigen situatie bij een gekwalificeerde boekhouder of de Belastingdienst.